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Le cahier des charges se présente comme un document qui doit être mis en valeur lors de la réalisation d'un projet. Cette ancienne expression était par exemple utilisée sous l'ancien régime pour déterminer la manière dont le bois devait être coupé et sorti de la forêt. Chailland l'avait défini comme « détail des principales conditions de la vente et des obligations de l'adjudicataire, qui se lit aux marchands assemblés avant l'adjudication »1.
Le cahier des charges se présente sous des formes versatiles selon le type d'activité (production ou service récurrent, projet ponctuel,...), selon le domaine d'activité principal en question et selon la culture d'entreprise. Actuellement, dans le domaine du BTP, le cahier des charges en interne ne pourra recevoir aucune modification. Néanmoins le cahier des charges permet de formaliser les exigences et de les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde soit d'accord. Il permet notamment de cadrer les missions des acteurs impliqués, dont celles du directeur de projet (côté maîtrise d'ouvrage) et/ou du chef de projet (côté maîtrise d'œuvre).
Ensuite, son objectif est de sélectionner le prestataire ou soumissionnaire (dans le cas d'un appel d'offres), et d'aménager la relation tout au long du projet. Il est considéré comme un référentiel partagé par le prestataire et l'équipe interne, et décliné dans les documents contractuels. Pour certaines personnes, c'est en outre un outil fondamental de communication du directeur de projet et/ou du chef de projet. C'est un document contractuel2 entre le client et le prestataire/vendeur, mais il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial. Il permet aussi de remplir l'obligation générale d'information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client
La partie technique d'un Cahier des Charges reste centrée sur l'énumération des contraintes techniques justes. La principale erreur est d'identifier les préférences et contraintes. D'où la survenance des incompréhensions et des diminutions en causes aussi tardives que dramatiques. Ce ème doit être remédié à travers la rédaction du cahier des charges à un non technicien et on cherche à fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.
Les contraintes doivent être analysées de manière à ce que leur lecture soit l'expression des besoins techniques commandés et livrés. Cela doit traduire le résultat d'une analyse quantitative et qualitative du projet, dans son ensemble. On peut aussi faire appel à un consultant « assistance à maîtrise d'ouvrage » (AMO ou AMOA) pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela réduit considérablement les risques.