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Le cahier des charges apparait comme un document à respecter durant la réalisation d'un projet. Cette expression est ancienne ; elle était par exemple utilisée sous l'ancien régime pour préciser la manière dont le bois devait être coupé et sorti de la forêt. Il était détaillé par Chailland comme « détail des principales conditions de la vente et des obligations de l'adjudicataire, qui se lit aux marchands assemblés avant l'adjudication »1. Il existe plusieurs formes variables de cahier des charges selon le type d'activité (production ou service récurrent, projet ponctuel,...), selon le domaine d'activité principal concerné et selon la culture d'entreprise. Actuellement, dans le domaine du BTP, le cahier des charges en interne ne pourra recevoir aucune modification. Toutefois le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde soit d'accord. Il permet notamment de mettre en place les missions des acteurs engagés, dont celles du directeur de projet (côté maîtrise d'ouvrage) et/ou du chef de projet (côté maîtrise d'œuvre). Par la suite, il offre la possibilité de choisir le prestataire ou soumissionnaire (dans le cas d'un appel d'offres), et à organiser la relation tout au long du projet. Il est scruté comme un référentiel partagé par le prestataire et l'équipe interne, et décliné dans les documents contractuels. Vers l'externe, c'est en outre un outil fondamental de communication du directeur de projet et/ou du chef de projet. C'est un document contractuel2 entre le client et le prestataire/vendeur, mais il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial. Il permet aussi de remplir l'obligation générale d'information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client La partie technique d'un Cahier des Charges doit se limiter à recenser les contraintes techniques avérées. L'erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce ème, on confie parfois la rédaction du cahier des charges à un non technicien et on cherche à fournir le même niveau de détail pour chaque exigence. Les contraintes doivent être interprétées de façon à ce que leur lecture soit l'expression des besoins techniques commandés et livrés. Leur interprétation doit être le résultat d'une analyse quantitative et qualitative du projet, dans son ensemble. On peut aussi faire appel à un consultant « assistance à maîtrise d'ouvrage » (AMO ou AMOA) pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela réduit considérablement les risques.
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Pour info, j'habite personnellement à Gaillard-Haute Savoie et mon bureau est juste à coté à Genève-Suisse.