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Le cahier des charges semble être un document très important lors de l'accomplissement d'un projet. Cette expression est vieille ; elle était par exemple utilisée sous l'ancien régime pour monter comment le bois devait être coupé et sorti de la forêt. Il était défini par Chailland comme « détail des principales conditions de la vente et des obligations de l'adjudicataire, qui se lit aux marchands assemblés avant l'adjudication »1.
Le cahier des charges dispose des formes transitoires selon le type d'activité (production ou service récursif, projet réel,...), selon le domaine d'activité principal touché et selon la culture d'entreprise. Actuellement, dans le domaine du BTP, le cahier des charges en interne ne pourra recevoir aucune modification. Cependant le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde soit d'accord. Il permet notamment de cadrer les missions des acteurs impliqués, dont celles du directeur de projet (côté maîtrise d'ouvrage) et/ou du chef de projet (côté maîtrise d'œuvre).
Le prestataire ou soumissionnaire (dans le cas d'un appel d'offres) sera ensuite sélectionné, afin d'organiser la relation tout au long du projet. Il est considéré comme un référentiel partagé par le prestataire et l'équipe interne, et décliné dans les documents contractuels. Vers l'externe, c'est en outre un outil fondamental de communication du directeur de projet et/ou du chef de projet. C'est un document signé sous forme de contrat entre le client et le prestataire/vendeur, mais il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial. Il permet aussi de remplir l'obligation générale d'information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client
La partie technique d'un Cahier des Charges reste borné dans le listing des contraintes techniques avérées. La bévue la plus usuelle est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des questionnements aussi tardifs que dramatiques. Pour remédier à ce ème, on confie parfois la rédaction du cahier des charges à un non technicien et on cherche à fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.
Les contraintes doivent être commentées de façon à ce que leur lecture soit l'expression des besoins techniques commandés et livrés. Leur interprétation doit être le résultat d'une analyse quantitative et qualitative du projet, dans son ensemble. On peut aussi faire appel à un consultant « assistance à maîtrise d'ouvrage » (AMO ou AMOA) pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela restreint énormément les risques.