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Le cahier des charges veut dire un document à prendre en considération lors de la réalisation d'un projet. Cette expression a été pratique sous l'ancien régime pour indiquer la manière dont le bois devait être coupé et sorti de la forêt. Il était défini par Chailland comme « détail des principales conditions de la vente et des obligations de l'adjudicataire, qui se lit aux marchands assemblés avant l'adjudication »1.
Le cahier des charges est dépend du type d'activité (production ou service récurrent, projet ponctuel,...), du domaine d'activité principal concerné et selon la culture d'entreprise. Présentement, dans le domaine du BTP, le cahier des charges en interne ne pourra être modifié. Toutefois le cahier des charges sert à théoriser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde soit d'accord. Il permet notamment de cadrer les missions des acteurs impliqués, dont celles du directeur de projet (côté maîtrise d'ouvrage) et/ou du chef de projet (côté maîtrise d'œuvre).
L'autre mission est de spécifier le prestataire ou soumissionnaire (dans le cas d'un appel d'offres), et à ordonner la relation tout au long du projet. Il est dévisagé comme un référentiel partagé par le prestataire et l'équipe interne, et décliné dans les documents contractuels. Vers l'externe, c'est en outre un outil indispensable de communication du directeur de projet et/ou du chef de projet. Il s'agit en quelque sorte d'un document contractuel2 entre le client et le prestataire/vendeur, mais il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial. Il permet aussi de remplir l'obligation générale d'information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client
L'énumération des contraintes techniques incontestables est disponible dans la partie technique d'un Cahier des Charges. Il faut seulement éviter de confondre préférences et contraintes. Ceci provoque des incompétences et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Afin de résoudre ce ème, on confie parfois la rédaction du cahier des charges à un non technicien et on cherche à produire le même niveau de détail pour chaque besoin.
Les contraintes doivent être épiloguées de façon à ce que leur lecture soit l'expression des besoins techniques commandés et livrés. Leur interprétation doit être le résultat d'une analyse quantitative et qualitative du projet, dans son ensemble. La présence d'un consultant « assistance à maîtrise d'ouvrage » (AMO ou AMOA) est vivement recommandée pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela diminue copieusement les risques.