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Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est perçu comme étant un document définissant le besoin, au moyen de fonctions détaillant les services rendus par un produit et les contraintes auxquelles il est soumis. Avant d'imposer une solution, il faut se tourner vers le demandeur, pour aboutir arriver à la bonne solution. En effet, le but d'un projet est de satisfaire le besoin. Il faut formuler clairement les objectifs à atteindre d'un projet, afin d'éviter toute confusion entre vous et le demandeur. Ce besoin nait au moment du lancement du projet. Il s'agit d'expr quelle est l'exigence fondamentale qui justifie la conception du produit.
Le cahier des charges fonctionnel indique un document permettant de tracer avec précision le besoin du demandeur. Il s'agit en quelque sorte d'un tableau de bord qui définit le projet et détaille les conditions dans lesquelles il doit être réalisé ; il décrit l'ensemble des caractéristiques attendues des fonctions de service. C'est le lien de compréhension entre l'entreprise et le client.
Le besoin du client est bien défini par cahier des charges fonctionnel, au travers de fonctions de services et de fonctions de contraintes. Il présente le ème dans son ensemble, précisant le champ du domaine étudié (marché, études menées sur le même sujet ou sur un sujet proche, contexte du projet dans l'entreprise...) Il incite à entretien entre les différents partenaires, pour obtenir du prestataire la conception et la réalisation la plus efficace qui soit. Il facilite aussi le choix des solutions techniques proposées par la suite, en définissant les critères qui les départageront, ainsi que les niveaux souhaités ou exigés pour ces critères.
Enfin, il peut s'agir d'un engagement contractuel entre les différentes parties, ayant trait au respect des niveaux établis pour les critères, s'il est accompagné de clauses diques adéquates. Lors du déroulement d'un projet, le cahier des charges fonctionnel précède l'étude technique qui conclut la phase d'avant-projet. Le cahier de charges fonctionnel se décline en plusieurs étapes sont donc nécessaires. Ainsi l'étude du contexte du projet, à inspirer les besoins généraux de la maîtrise d'ouvrage et à vérifier si ceux-ci correspondent bien aux attentes des utilisateurs finaux et aux évolutions probables à venir. Cela permet de décider de la viabilité du projet. Cette étape se conclut par la livraison d'une « note de cadrage » qui établit officiellement l'intention de projet.
Cette étape tourne autour de l'analyse de la faisabilité aussi bien aux niveaux économique et technique qu'au niveau organisationnel. C'est un examen des besoins qui permet ensuite d'estimer grossièrement les coûts d'investissement et de fonctionnement du projet (moyens humains et matériels), les délais prévus et les retours sur investissements possibles.