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Le document qui exprime le besoin, à travers des fonctions présentant les services rendus par un produit et les contraintes, est appelé le cahier des charges fonctionnel. Le demandeur doit être un guide pour aboutir de manière organisée à la solution. Du moins, l'objectif d'un projet est de satisfaire le besoin. Les objectifs doivent alors être extériorisés carrément pour atteindre d'un projet, afin d'éviter toute confusion entre vous et le demandeur.
Le cahier des charges fonctionnel veut dire un document qui permet de théoriser avec précision le besoin du demandeur. En effet, le CDCF est un tableau de bord qui commente le projet et donne les conditions dans lesquelles il doit être accompli ; il décrit l'ensemble des caractéristiques attendues des fonctions de service. C'est le lien d'appréciation entre l'entreprise et le client.
Le cahier des charges fonctionnel doit fixer l'attente du client, au travers de fonctions de services et de fonctions de contraintes. En fait, le ème dans son ensemble doit être donné, indiquant le champ du domaine étudié (marché, études menées sur le même sujet ou sur un sujet proche, contexte du projet dans l'entreprise...) Il facilite également le dialogue entre les différents partenaires, pour obtenir du prestataire la conception et la réalisation la plus efficace possible. Il en est de même pour le choix des solutions techniques offertes par la suite, en analysant les critères qui les évalueront, ainsi que les niveaux souhaités ou réclamés pour ces critères.
Enfin, c'est peut être un contrat entre les différentes parties, notamment en matière des critères, s'il est suivi de clauses diques appropriées. Lors du déroulement d'un projet, le cahier des charges fonctionnel vient avant l'étude technique qui conclut la phase d'avant-projet. Plusieurs étapes sont donc nécessaires pour arriver au cahier de charges fonctionnel. Il est alors question d'étudier le contexte du projet, à définir les besoins habituels de la maîtrise d'ouvrage et à vérifier si ceux-ci correspondent bien aux attentes des utilisateurs finaux et aux évolutions probables à venir. Cela permet de décider de la viabilité du projet. Cette étape se conclut par la livraison d'une « note de cadrage » qui établit officiellement l'intention de projet.
Cette démarche est connue comme l'étude de la faisabilité aussi bien aux niveaux économique et technique qu'au niveau organisationnel. C'est une analyse des besoins qui permet ensuite d'évaluer les coûts d'investissement et de la progression du projet (moyens humains et matériels), les délais prévus et les retours sur investissements éventuels.