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Il est plus difficile de rédiger un e-mail en anglais dans le cadre de ses activités professionnelles. Risques de contre-sens, des éiations grossières, de « calques » du à l'anglais : la correspondance professionnelle par e-mail dans la langue de Shakespeare requiert un réel savoir-faire. Pour éviter les pièges courants, voici quelques conseils pratiques et expressions idiomatiques utiles pour composer un e-mail selon différents contextes, et quelques ressources pour aller plus loin dans la maîtrise de l'e-correspondance professionnelle en anglais.
l'objet du mail
Il véhicule de manière souple sur le contenu du message. Il doit traduire l'acte/la finalité propre à la correspondance. A la lecture de l'objet de l'e-mail, le destinataire doit donc savoir précisément s'il s'agit :
- D'une prise de contact
- D'une requête, etc.
Une bonne manière de distinguer les bons « mots-clés » est de composer l'objet du mail après avoir intégralement rédigé le corps du message, et l'avoir soigneusement relu. Après avoir choisi votre objet, posez-vous une question simple : sans connaître le contenu de l'e-mail, l'objet permet-il d'en cerner clairement le contenu ?
l'entame d'un e-mail
Plusieurs expressions sont reçues, et résultent bien sûr de votre degré de familiarité avec l'interlocuteur, de votre relation hiérarchique avec celui-ci, et de l'historique de vos correspondances.
Les salutations
- Salutation informelle : (suppose une égalité, une correspondance suivie)
- Salutation formelle - Destinataire inconnu
Phrases introductives et corps du message
La phrase introductive doit donner une indication précise sur l'objectif de l'e-mail, en cohérence avec l'objet. Il n'est pas nécessaire de se présenter longuement au début du mail, dans la mesure où la signature (il faudra traduire sa fonction exacte en anglais) donne des informations précises sur votre identité.
Calque de l'anglais au , structure des phrases, ponctuation
Le « calque » du à l'anglais est une maladresse fréquente à l'écrit, notamment dans la structuration des phrases et des paragraphes. Certaines structures peuvent entraîner des phrases très longues et peu claires. Pour éviter cet écueil (l'emboîtement de propositions l'une dans l'autre) une astuce consiste à privilégier les phrases courtes et une progression logique, en utilisant des connecteurs logiques. Utiliser pareillement les marques de ponctuation pour souligner la progression logique (les deux points, les parenthèses explicatives, les virgules).