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La lettre professionnelle par e-mail dans la langue anglaise requiert un patent savoir-faire. Pour contourner les pièges courants, voici quelques conseils pratiques et expressions idiomatiques utiles pour composer un e-mail selon différents contextes, et quelques ressources pour aller plus loin dans la maîtrise de l'e-correspondance professionnelle en anglais.
l'objet du mail
Le champ objet doit alerter précisément, et de manière concise sur le contenu du message. Il doit traduire l'acte/la finalité propre à la correspondance.
- D'une prise de contact
- D'une requête, etc.
C'est ici que s'opère le choix des bons « mots-clés » et vous devez composer l'objet du mail après avoir intégralement rédigé le corps du message, et l'avoir soigneusement relu. Après avoir choisi votre objet, posez-vous une question simple : sans connaître le contenu de l'e-mail, l'objet permet-il d'en cerner clairement le contenu ?
l'entame d'un e-mail
Tout convient à votre degré de familiarité avec l'interlocuteur, de votre relation hiérarchique avec celui-ci, et de l'historique de vos correspondances. Sachant que de manière générale, les correspondances professionnelles en anglais se font dans un registre moins soutenu qu'en .
Les salutations
- Salutation informelle : (suppose une égalité, une correspondance suivie)
- Salutation formelle - Destinataire inconnu
Phrases introductives et corps du message
La phrase d'introduction doit exhiber le but de l'e-mail, en cohérence avec l'objet. Il n'est pas nécessaire de se présenter longuement au début du mail, dans la mesure où la signature (il faudra traduire sa fonction exacte en anglais) donne des informations précises sur votre identité.
Calque de l'anglais au , structure des phrases, ponctuation
Le « calque » du à l'anglais est une stupidité habituelle à l'écrit, notamment dans la structuration des phrases et des paragraphes. Pour éviter cet obstacle (l'emboîtement de propositions l'une dans l'autre) une astuce consiste à privilégier les phrases courtes et une progression logique, en utilisant des connecteurs logiques. Utiliser également les marques de ponctuation pour souligner la progression logique (les deux points, les parenthèses explicatives, les virgules).