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Il y a divers logiciels permettant de façonner des envois personnalisés. Selon les besoins et les moyens de l'entreprise, ceux-ci varient quelques centaines à quelques millions de dollars. Au bas de l'échelle, on distingue des outils offrant les composants de base qui permettent, la plupart du temps, de personnaliser l'envoi de courriels en se servant des données disponibles dans des bases de données sous format Microsoft Access ou Excel (16). Il existe des logiciels plus performants mais plus complexes capables de personnaliser l'envoi, non seulement en fonction des informations engrangées sur le web, mais aussi permettant de profiler des clients visés d'une entreprise pour des envois de campagne de courriel.
Les logiciels sur le marché permettent de plus en plus de décrypter les résultats obtenus par les campagnes de courriels et les entreprises intègrent cette communication dans l'ensemble de leur stratégie marketing. L'utilisation des résultats obtenus sert souvent d'intrants dans les outils de gestion de la relation client (CRM) afin de permettre à un autre canal de distion, le centre d'appel par exemple, de connaître les intérêts des clients de l'entreprise.
Les systèmes d'envois de courriels arrivent et permettent à l'utilisateur de savoir exactement « qui » a cliqué et qui a ouvert et même acheté suite à l'envoi d'un courriel. En effet, lorsque le destinataire reçoit un courriel personnalisé l'expéditeur peut souvent coder les liens inclus dans ces courriels. Ainsi, lorsqu'il récupère les données possédées dans les bases de données du serveur, il est en mesure de comprendre qui a fait quoi avec le courriel.
Un scénario conditionnel : un client recueille des informations sur un produit X qui l'intéresse, navigue sur le site web mais, soit pour des raisons d'insécurité, soit pour des raisons de manque d'information ou par préférence personnelle, ne fait pas d'achat en ligne. Il pourrait être utile pour l'entreprise de connaître l'intérêt du client pour ce produit X, permettant ensuite au service à la clientèle de s'enquérir des raisons de cet intérêt afin de savoir s'il peut aider le client dans sa décision d'achat ou lui donner un complément d'information.
Certaines entreprises ne proposant pas les moyens d'établir une infrastructure assez solide pour développer et utiliser un outil de gestion de la relation client (CRM) en interne feront appel à des solutions CRM mutualisées commercialisées par des fournisseurs d'applications en ligne (en mode ASP) telles que par exemple la suite logicielle Nelis Selfcare des sociétés spécialisées dans ce domaine. Il existe aussi des services en ligne qui hébergent les listes de clients et réalisent la distion des courriels tel que l'outil MEM. Ces services offrent toute l'infrastructure nécessaire et parfois aussi des services de soutien à la clientèle.






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